Så behandlar vi dina personuppgifter

Bolagsverket värnar om din personliga integritet och vill att du ska känna dig trygg i hur vi behandlar dina personuppgifter. Här hittar du information om vilka uppgifter Bolagsverket behandlar om dig, varför vi behandlar dem och vilka bestämmelser som gäller för vår behandling.

För att ha rätt att behandla personuppgifter krävs att Bolagsverket har en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunder som är tillämpliga framgår av EU:s dataskyddsförordning, GDPR (dataskyddsförordningen).

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress.

Om du har en enskild firma används ditt personnummer istället för organisationsnummer, vilket betyder att det är en personuppgift. Om du däremot har ett aktiebolag är organisationsnumret inte en personuppgift, eftersom numret inte går att koppla till en fysisk person, utan till en juridisk person.

Vad är personuppgiftsbehandling?

Behandling av personuppgifter innefattar all hantering med personuppgifter. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, samköra eller skriva ut uppgifterna.

Bolagsverket behandlar personuppgifter i olika delar av vår verksamhet samt för olika ändamål. Denna behandling sker för att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag att registrera och tillgängliggöra företagsinformation, ansvara för registreringsärenden och hålla register. Vi behöver också behandla personuppgifter i vår administrativa verksamhet och i vår roll som myndighet i övrigt till exempel gällande utveckling och statistik.

Bolagsverkets uppdrag att registrera uppgifter

Bolagsverkets myndighetsuppgifter framgår översiktligt av förordningen (2007:1110) med instruktion för Bolagsverket, men tydliggörs också i årliga regleringsbrev och i särskilda beslut. Av myndighetens instruktion följer att Bolagsverket ansvarar för registreringsärenden som gäller aktiebolag, föreningar och flera andra företagsformer.

Bolagsverket håller därutöver register över näringsförbud och tillfälliga näringsförbud, konkurser och företagsrekonstruktioner, förbud att lämna juridiskt eller ekonomiskt biträde, anmälda verksamhetsutövare, verkliga huvudmän och betalningstider. Dessutom har Bolagsverket i uppgift att pröva en rad frågor enligt aktiebolagslagen och andra författningar. Det gäller till exempel vissa frågor om tillstånd och dispens, ersättning till likvidatorer och utseende av god man vid inlösen av minoritetsaktier samt kontroll av revisorsplikt.

Regeringens uppdrag till Bolagsverket kan du läsa om i regleringsbrev och förordning med instruktion för Bolagsverket. De finns under sidorna Styr- och planeringsdokument.

Bolagsverkets brottsförebyggande arbete

Bolagsverket utövar inte någon tillsyn och är inte en brottsbekämpande myndighet. I myndighetens instruktion uttrycks det dock bland annat att verket i så stor utsträckning som möjligt ska minimera riskerna för att myndighetens rutiner utnyttjas för ekonomisk brottslighet.

Bolagsverket behandlar personuppgifter i arbetet med att utföra de uppdrag vi fått av riksdag och regering. Det är uppgifter om företag och företrädare som är relevanta i vår handläggning som måste behandlas för att kunna säkerställa att uppgifter som registreras är korrekta, aktuella och speglar verkliga förhållanden. Detta innebär att Bolagsverket i vissa ärenden gör fördjupade kontroller dels av uppgifter som anmäls för registrering och dels vad avser redan registrerade uppgifter.

En misstanke om att uppgifter inte är korrekta kan uppstå till exempel när uppgifter i Bolagsverkets olika register inte stämmer överens eller när verket får extern information om att uppgifter inte är korrekta.

Offentlighetsprincipen

Handlingar som skickas till och från Bolagsverket blir som utgångspunkt allmänna handlingar. Handlingarna kan därför lämnas ut om någon begär att få ta del av dessa under förutsättning att handlingarna eller uppgifterna i fråga är offentliga. Rätten att ta del av handlingar eller uppgifter gäller inte för uppgifter som omfattas av sekretess.

Bolagsverket behandlar personuppgifter enligt de rättsliga krav som finns i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagstiftningen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen.

Föreläggande med begäran om komplettering

Om det uppstår en misstanke om att uppgifter som anmäls till Bolagsverket inte är korrekta och speglar verkliga förhållanden, kan du som lämnat uppgifterna få ett föreläggande med begäran om komplettering från myndigheten. Det gäller om du är den som anmäler uppgifter till Bolagsverket för registrering, om du omfattas av en anmälan om registrering eller på annat sätt har koppling till ett företag.

I föreläggandet begär Bolagsverket att du inom en viss tid ska styrka en uppgift på något sätt, eller så kan vi be om en förklaring till något som omfattas av anmälan om registrering eller till en uppgift gällande företaget. Besvarar du inte ett föreläggande inom den angivna svarstiden kan ärendet komma att avskrivas från handläggningen eller avslås och anmälda uppgifter kommer således inte att registreras.

Det förekommer även att ett ärende avslås trots att komplettering skett om det vid en samlad bedömning av uppgifterna i ärendet kvarstår misstanke om att uppgifterna inte är korrekta. De ärenden som avskrivs eller avslås kan överklagas till domstol.

Det finns olika rättsliga förutsättningar för hur Bolagsverket får behandla dina personuppgifter och du kan läsa om vad som gäller i din situation här:

Dina personuppgifter hos oss

Du kan läsa mer om dataskyddsförordningen på Integritetsskyddsmyndigheten (IMY):s webbplats.

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) – Dataskyddsförordningen Länk till annan webbplats.

Särskilda regler för Bolagsverkets register

De register som Bolagsverket är skyldigt att föra omfattas av specialregler om hur personuppgifter ska hanteras. Dessa regler tar hänsyn både till den registrerades integritetsskydd och allmänhetens behov av att få del av de registrerade uppgifterna.

Specialreglerna har företräde framför dataskyddsförordningen. Det innebär att vissa rättigheter som du som registrerad vanligtvis har enligt dataskyddsförordningen inte gäller för Bolagsverkets register. Det finns till exempel väldigt begränsade möjligheter att begära att uppgifterna ska raderas. För de flesta registren finns också en begränsad möjlighet att få uppgifterna rättade. Detsamma gäller möjligheten att begära att behandlingen av personuppgifter begränsas.

Anledningen till att det finns andra regler för personuppgifter i Bolagsverkets register, än enligt dataskyddsförordningen, är att riksdagen har bedömt att uppgifterna i registren får allvarliga rättsliga följder för andra än de registrerade. Syftet med undantagen är alltså att skydda intressen för tredje man, det vill säga att skydda de som gör affärer med, eller på annat sätt har att göra med, ett företag som är registrerat hos Bolagsverket.

Du kan läsa mer om vad vi registrerar i våra företagsregister genom att gå till sidan:

Vad vi registrerar

Användning av personuppgifter för utveckling och statistik

Om du är registrerad hos Bolagsverket kan dina personuppgifter även komma att användas i myndighetens testmiljöer. Då används uppgifterna vid de tester som görs för att säkerställa att våra tekniska system fungerar som de ska. Uppgifterna används dock under en begränsad tid och enbart för utveckling av våra it-system. Den rättsliga grunden för denna hantering är att det finns ett allmänt intresse av att myndighetens it-system fungerar som de ska.

Personuppgifter hanteras också i Bolagsverkets statistikverktyg, det vill säga det it-system som används för att ta fram statistikuppgifter. Uppgifterna i statistikverktyget behandlas enbart för statistikändamål.