E-kvitton testas skarpt – var med på resan

Drömmen om digitala kvitton mellan företag är nu närmare verklighet. Just nu pågår pilottester av en nordisk standardlösning med e-kvitton från faktiska köp.

– Det här känns spännande och roligt och vi har redan under den första veckan lyckats genomföra några lyckade transaktioner, säger Bo Lagerqvist, verksamhetsutvecklare på Bolagsverket.

Från och med nu och under hela våren pågår pilottester av en nordisk standardlösning gällande e-kvitton inom Nordic Smart Government & Business (NSG&B). Fokus ligger på praktisk användbarhet för små och medelstora företag och det är bland annat systemleverantörerna Visma och Sproom som samarbetar i piloten. Bo Lagerqvist, verksamhetsutvecklare vid Bolagsverket, deltar i projektet och berättar att det inte är för sent att vara med om man är nyfiken och vill hjälpa till.

– Insamlingen och klassningen av de data som behövs för att automatiskt skapa e-kvitton vid företagens transaktioner pågår nu under våren. Det finns fortfarande möjlighet att ansluta och vi vill ha in så mycket data som möjligt från olika företags vardagsköp. Självklart måste vi vara säkra så att de håller rätt kvalitet men de som är intresserade är välkomna att kontakta mig så snart som möjligt på bo.lagerqvist@bolagsverket.se, säger han.

Varför behövs e-kvitton?

– Det finns många fördelar, bland annat att det blir snabbare och en effektivare hantering av kvitton då de enkelt kan användas som verifikat i bokföringen och det minskar också administrationen då många manuella moment försvinner, säger Bo Lagerqvist och fortsätter:

– I dag kan vi skicka e-fakturor, e-order och e-kataloger mellan våra nordiska länder. Men när det handlar om kvitton för exempelvis resekostnader så använder vi ofta papperskvitton och det vill vi ändra på så att företag ska kunna skicka och ta emot e-kvitton istället. Därför hoppas vi på att kunna visa och dokumentera lyckade transaktioner där e-kvitton har skickats mellan avsändare och mottagare för olika affärshändelser som företag ofta genomför, exempelvis en taxiresa.

Projektet

I projektet finns fyra delar som omfattar hur data tas upp från köptillfället, hur användaren identifieras, hur data formateras samt hur data skickas och tas emot och hur det ska visas och användas av företagen, exempelvis i sin bokföring hos redovisningskonsulten.

– Det är väldigt intressant hur denna data kan kommuniceras vidare till myndigheterna eller hämtas av oss, men just den delen kommer senare i projektet. Det är komplicerat att skapa e-kvitton mellan företag, men nu är vi vid den punkt där vi kan testa en pilotlösning i skarpt läge och det ska bli spännande, säger Bo Lagerqvist och fortsätter:

– I den här första fasen av pilottestet handlar det om hur köparnas och säljarnas system utbyter information som automatiskt skapar ett e-kvitto i respektive affärssystem. Efter det kommer vi att testa en automatisk rapportering baserad på e-faktura till två nordiska skattemyndigheter.

Nordiskt samarbete

Från Bolagsverkets sida, som är en viktig del av NSG&B, hoppas man på värdefulla insikter från piloten. Något som Jan Andre Mærøe, projektledare inom NSG&B och anställd på Direktoratet for forvaltning og økonomistyring i Norge, håller med om.

– Från tidigare projekt vet vi att det kommer fram värdefulla insikter i diskussionerna mellan projektdeltagarna. Tillsammans med de data vi får fram blir deras insikter om den praktiska hanteringen ett viktigt steg på vägen mot e-kvitton, avslutar han.