Tips för ett smittsäkert årsmöte eller årsstämma

Är det dags för årsmöte eller stämma i föreningen? Här är några tips om hur du kan göra din stämma säkrare ur smittskyddssynpunkt!

Be om föranmälan

Be om föranmälan till mötet eller stämman. Detta för att kunna hantera de som kommer fysiskt och att kunna ge inloggning till de som deltar digitalt. Tänk på att det behövs säkra inloggningar till mötet så att rätt person deltar, kanske genom en unik inloggningskod för varje lägenhetsnummer eller medlem. Underlätta också för poströstning eller deltagande per telefon. Möjliggör för att delta både fysiskt och digitalt så att båda alternativen finns.

Var noga med att materialet för mötet eller stämman är utdelat i förväg i brevlådorna. Ha lite extra tid avsatt för själva mötet om det trasslar med uppkopplingar eller annat.

Förenkla att delta via ombud

Vissa kanske vill företrädas av andra. Då är det bra om det finns en förskriven fullmakt på föreningens hemsida. Fullmakten kan också skickas med det fysiska materialet inför årsmötet.

Lokalen för mötet eller stämman bör vara luftig. Var gärna utomhus. Kan ni ha handsprit eller munskydd till de deltagande?

Ta hjälp av förvaltaren

Om föreningen har hjälp med sin förvaltning, och de brukar delta, så bör styrelsen stämma av med förvaltaren inför årsmötet. De kan ha bra insikt, och kunna komma med input, utifrån föreningens och de boendes förutsättningar.