Frågor och svar om att hålla bolags- eller föreningsstämma med anledning av coronaviruset

Med anledning av risken för smitta av coronaviruset får Bolagsverket många frågor om bolags- och föreningsstämmor. Här svarar vi på de vanligaste frågorna om att hålla stämma i dessa tider.

När stämman är klar anmäler du exempelvis styrelseändringar på verksamt.se Länk till annan webbplats..

Det som sägs nedan om formerna för bolagsstämmor i aktiebolag gäller även för årsstämmor och extra stämmor i ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar. (Reglerna om förseningsavgift gäller inte ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar).

Vanliga frågor

Kan vi hålla bolagsstämma utan att aktieägarna är fysiskt närvarande?

En stämma är ett möte mellan aktieägarna i företaget eller medlemmarna i föreningen där de har rätt att besluta i företagets eller föreningens angelägenheter. Det är viktigt att kallelse till stämman skett korrekt, det vill säga i rätt tid och på rätt sätt. Underlag ska tas fram innan stämman och vid stämman ska det ges tid för diskussion innan beslut.

Genom nya tillfälliga regler har det varit möjligt att hålla digitala stämmor. De tillfälliga reglerna upphörde att gälla den 31 december 2021 men har införts igen från den 1 mars 2022 och gäller resten av året.

En stämma kan enligt de tillfälliga reglerna hållas antingen genom elektronisk uppkoppling i kombination med poströstning eller genom att aktieägarna eller medlemmarna enbart deltar genom poströstning, utan fysisk närvaro vid stämman.

Stämmor kan också hållas per capsulam. Det innebär att besluten på stämman fattas utan att aktieägarna eller medlemmarna träffas vid ett sammanträde. Besluten ska dokumenteras skriftligt. För att vi på Bolagsverket ska godta ett sådant beslut som underlag för registrering måste alla som varit berättigade att delta i beslutet skriva under det. Det här sättet att besluta lämpar sig bäst för enkla och enhälliga beslut och är därför oftast i praktiken svårt att genomföra i aktiebolag eller föreningar med många aktieägare eller medlemmar. Särskilt i företag med hundratals aktieägare är det sannolikt att någon vill diskutera en fråga. Även det gör att per capsulam-varianten oftast inte går att använda i företag med många aktieägare.

Läs mer om den tillfälliga lagen för att underlätta att hålla bolags- och föreningsstämmor.

När måste bolagsstämman hållas?

Årsstämman måste hållas enligt lag och den ska äga rum inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. En extra bolagsstämma ska hållas om styrelsen anser att det finns skäl för det och den kan hållas vid vilken tidpunkt som helst under året.

Styrelsen ska även kalla till extra bolagsstämma om en revisor i företaget eller ägare till minst en tiondel av samtliga aktier i företaget skriftligen begär det och för att behandla en viss fråga.

Kan företaget ställa in en bolagsstämma?

Det är inte tillåtet att ställa in en årsstämma helt och hållet. Däremot kan årsstämman hållas senare. Men årsstämman måste ändå hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång.

En extra bolagsstämma kan också hållas senare. Den kan också ställas in helt och hållet. Det är upp till företaget att avgöra.

Vad riskerar företaget om stämman inte hålls i rätt tid?

Om en planerad extra bolagsstämma ställs in riskerar företaget att inte kunna fatta och genomföra de beslut som stämman var tänkt att behandla. Här är det upp till företaget att överväga vilka eventuella nackdelar en inställd eller senarelagd bolagsstämma medför.

Samma sak gäller för en årsstämma. Då tillkommer också att företaget riskerar att bryta mot lagens krav på årsstämma inom sex månader från räkenskapsårets utgång.

På årsstämman måste styrelsen lägga fram årsredovisningen och, i förekommande fall, revisionsberättelsen. Bolagsstämman ska fatta beslut om att fastställa resultaträkningen och balansräkningen och hur resultatet, dvs. vinsten eller förlusten, ska disponeras (se vinstutdelning) samt behandla frågan om styrelsen och vd ska ges ansvarsfrihet. Om det inte sker kommer årsredovisningen inte heller att kunna registreras hos Bolagsverket. I så fall riskerar företaget också att få betala förseningsavgifter. Att inte upprätta årsredovisningen i tid är också ett bokföringsbrott som styrelsen kan åtalas för.

Läs mer om årsstämma.

Kan ett aktiebolag få anstånd med att hålla bolagsstämman?

Nej, vi på Bolagsverket är skyldiga att följa den lagstiftning som gäller för aktiebolag, t.ex. aktiebolagslagen och årsredovisningslagen, när vi handlägger ärenden. Då det inte finns några bestämmelser om anstånd i lagstiftningen kommer vi inte att besluta om anstånd.