Vanliga frågor om att lämna in årsredovisningen digitalt

Här hittar du frågor och svar om digital inlämning av årsredovisning.

Hos FAR finns också en sida med frågor och svar i ämnet som du kan kika på:

Förutsättningar för att kunna använda tjänsten

Varför måste jag ha en programvara?

När vi fick uppdraget av regeringen att utveckla e-tjänsten, ingick det att skapa en lösning där företag samtidigt skulle kunna utveckla programvara. På det sättet har vi bland annat bidragit till att skapa utrymme för ökad innovation, konkurrenskraft och ekonomisk tillväxt bland företag. Vi skapar förutsättningar och marknaden tillhandahåller funktionalitet.

För att du lättare ska hitta programvara och leverantörer, har vi en lista här på bolagsverket.se.

Programvara och leverantörer – Lämna in årsredovisningen digitalt

Varför kan jag inte skicka in årsredovisningen som en pdf?

Du kan inte skicka in en pdf eftersom e-tjänsten använder formatet iXBRL.

Det formatet använder vi därför att i uppdraget som vi fick av regeringen stod det att e-tjänsten ska baseras på den öppna, licensfria och globala standarden XBRL. Vi har därför beslutat att använda iXBRL som format för överföring och visualisering av informationen i årsredovisningen. Formatet innehåller taggad information som är maskinellt tolkningsbar. Det ger många fördelar, bland annat ökad möjlighet till vidare användning och förädling av informationen i årsredovisningen.

Vill du veta mer om XBRL? Se film från XBRL-föreningen i USA Länk till annan webbplats. som bland annat förklarar varför den globala standarden XBRL är det format som många länder satsar på inför framtiden.

Kan jag se exempel på digitalt inlämnade årsredovisningar?

På taxonomier.se finns exempel Länk till annan webbplats.på digitalt inlämnad årsredovisning med eller utan revisionsberättelse och fastställelseintyg, baserade på de svenska taxonomierna.

Går det att göra oss redovisningskonsulter till ombud för inlämningen? Kan man lösa det genom att den som får skriva under utser oss till ombud eller kan man ändra lagen?

För att redovisningskonsulter ska kunna företräda företagaren hela vägen, det vill säga även skriva under fastställelseintyget, krävs en ändring i årsredovisningslagen. Lagändringar tar tid, men Bolagsverket arbetar tillsammans med andra myndigheter för att ta fram en så kallad ”nationell behörighetslösning” med syfte att ge behörighet till personer att företräda andra i exempelvis ärenden hos olika myndigheter. Detta arbete är i sin första fas och Bolagsverket kan idag inte säga när det blir klart.

Kan företag som är i likvidation skicka in digitalt?

Ja, från och med den 6 februari 2021 kan företag som är i likvidation skicka in sin årsredovisning digitalt.

Måste jag få ett e-postmeddelande med länk för att kunna logga in och skriva under fastställelseintyget?

Nej, du måste inte få något e-postmeddelande med länk till inloggningen. Om det är du som ska skriva under fastställelseintyget kan du alltid logga in i e-tjänsten via bolagsverket.se för att se om det finns en uppladdad årsredovisning som du ska skriva under fastställelseintyget för.

Programvara och förberedelser

Mitt program gör inte en komplett årsredovisning i XBRL-format. Det blir skillnad mot det undertecknade exemplaret. Är det okej?

Här kan du se om din programvara stödjer digital inlämning av årsredovisning. Det spelar ingen roll hur årsredovisningen ser ut, bara innehållet är samma som i originalet. Det beror på att det är en avskrift som du skickar till Bolagsverket.

Jag får göra om årsredovisningen då den ska lämnas in till Bolagsverket. Vissa fält är låsta t.ex. Varför går det inte att få  som det underskrivna originalet?

Vissa programvaruleverantörer har låsta fält i sina bokslutsprogram. Du kan kolla detta med din programvaruleverantör. Bolagsverket vill ha en avskrift. Det betyder att det räcker att innehållet är detsamma, det behöver inte se likadant ut.

Årsredovisningen är uppladdad men inte inskickad

Revisionsberättelsen kommer in till det egna utrymmet efter att årsredovisningen laddats upp. Kan jag skriva under fastställelseintyget innan revisionsberättelsen är uppladdad?

Ja, det är möjligt, men företagaren får ett föreläggande om att revisionsberättelsen saknas. Möjligheten finns för de företagare som är ute i sista minuten, för att slippa förseningsavgift.

Jag laddar upp till eget utrymme innan underskrifterna finns. Dagen för fastställelse blir då satt till den dagen. Kan inte dagen för fastställelse istället bli den dag som vi faktiskt skriver på fastställelseintyget?

Bolagsverket vill ha en avskrift av den årsredovisning och revisionsberättelse som stämman har fastställt. Styrelsen ska ha skrivit under årsredovisningen som lagts fram på stämman och problemet ska då inte kunna uppstå. Däremot kan du ladda upp årsredovisningen samma dag som stämman har hållits och då får du inte problemet som beskrivs ovan.

Dagen för fastställelse är dagen för när årsstämman hölls – det datumet väljer du själv och det ändras inte vid uppladdning av filen.

Vad händer om min kund inte skriver under fastställelseintyget efter att jag laddat upp årsredovisningen i eget utrymme? Hur länge ligger filen kvar där?

Företrädaren för företaget som ska skriva under fastställelseintyget har 21 dagar på sig. Det går ut 2 mejl med en påminnelse till företagaren att skriva under. En påminnelse kommer efter 3 dagar och den andra påminnelsen efter 18 dagar. Efter 21 dagar tas årsredovisningen automatiskt bort och du får ladda upp årsredovisningen på nytt.

Varför får jag inget e-postmeddelande om att jag ska logga in och skriva under fastställelseintyget?

Det kan finnas flera anledningar till det. Men om det är du som ska skriva under fastställelseintyget kan du alltid logga in i e-tjänsten via bolagsverket.se för att se om det finns en uppladdad årsredovisning som du ska skriva under fastställelseintyget för.

Digitalt vs papper

Går det att lämna in årsredovisningen digitalt, men revisionsberättelsen på papper?

Ja, men det är inget som Bolagsverket rekommenderar. Då går det inte att följa årsredovisningen i den "digitala gången". Det krävs även att det finns en digital revisorspåteckning (avskrift) på den digitala årsredovisningen. Man kan alltså inte göra något manuellt tillägg eller underskrift i den digitala årsredovisningen. Årsredovisningen kan heller inte registreras maskinellt, vilket är en nackdel för företagaren som ofta vill få sin årsredovisning registrerad direkt.

Är det så att Bolagsverket godtar kopia av styrelsens underskrifter när de skickas in på papper, men måste ha original när de skickas in digitalt?

Det är samma krav. En årsredovisning inskickad som en XBRL-fil är en avskrift av originalet. Fastställelseintyget däremot ska undertecknas i original – digitalt via Bolagsverkets e-tjänst. Samma krav gäller när årsredovisningen skickas in på papper. Även då ska fastställelseintyget vara i original. Bolagsverket godtar avskrifter även av pappersårsredovisningar. Den som skriver under fastställelseintyget på papper intygar på samma sätt som i en digital handling att avskriften (inklusive styrelsens underskrifter) stämmer överens med originalet.

Elektroniskt underskrivna original

Jag har elektroniskt underskrivna årsredovisningar som jag skriver ut på papper och skickar in. Ibland godkänner Bolagsverket, ibland inte. Vad gäller?

För att vi ska kunna godkänna handlingar som har skrivits under elektroniskt men skickas in med post måste underskrifterna vara så kallade avancerade elektroniska underskrifter. Definitionen av detta finns i EU:s förordning om elektronisk identifiering (eIDAS).

Det finns olika leverantörer på marknaden som erbjuder olika typer av elektroniska underskrifter. Det som är viktigt är att du använder en avancerad elektronisk underskrift. Beroende på hur din dokumentation av de elektroniska underskrifterna ser ut, kan Bolagsverket i vissa fall behöva fler uppgifter innan vi kan registrera årsredovisningen.

På sidan Elektroniska underskrifter kan du läsa om de krav vi har på originalhandlingar som är underskrivna elektroniskt.