Skriva protokoll på bolagsstämman

Skriv protokoll på bolagsstämman. På den här sidan beskriver vi vad bolagsstämmoprotokollet ska innehålla och vilka som ska skriva under det.

Ansvar för att skriva protokoll

Det är stämmans ordförande som ansvarar för att någon skriver bolagsstämmoprotokollet.

Innehåll i protokollet

Bolagsstämmoprotokollet ska innehålla:

  • aktiebolagets företagsnamn
  • stämmoordförandes namn
  • justerarnas namn
  • datum
  • ort
  • röstlängd (kan också vara en separat bilaga)
  • uppgift om att styrelsen har skickat ut kallelsen på rätt sätt (uttrycket i behörig ordning innefattar även i rätt tid) – om alla aktier är företrädda på stämman måste den här uppgiften inte vara med
  • stämmans beslut (om besluten togs genom en omröstning ska protokollet innehålla vad som föreslogs och hur många röster som var för respektive mot)
  • underskrifter.

Ta beslut utan att hålla en bolagsstämma

Om samtliga aktieägare är överens kan de fatta beslut utan en bolagsstämma. Det kallas att hålla en bolagsstämma per capsulam och det är som ett godkännande av ett beslutsförslag i efterhand.

Beslutet och att det har fattats utan bolagsstämma (per capsulam) ska antecknas i ett protokoll. Beslutet blir giltigt när samtliga aktieägare har skrivit under protokollet.

Syftet med en bolagsstämma är dock att aktieägarna sammanträder. Särskilt i företag med många aktieägare är det sannolikt att någon vill diskutera en fråga innan ett beslut fattas. I aktiebolag med många aktieägare är det därför i praktiken svårt att genomföra per capsulam-beslut. De lämpar sig bäst för frågor där alla är överens.

Det här gäller för bolagsstämmobeslut per capsulam:

  • Det ska framgå av protokollet att besluten har tagits per capsulam (utan sammanträde på vanligt sätt).
  • Alla aktieägare måste vara överens om sättet att besluta (att det skett per capsulam).
  • Alla aktieägare ska skriva under protokollet.
  • Datum ska framgå av protokollet (när beslutet skett).
  • Ordförande, protokollförare och justerare behöver inte väljas.

Också vid telefonmöte måste alla som har rätt att delta i beslutet gå med på formerna för besluten. Men då går det bra att skriva ett vanligt protokoll utan krav på underskrifter av alla som har rätt att vara med i beslutet.

Skriv under protokollet

Protokollet ska skrivas under av dessa:

  • bolagsstämmans ordförande
  • protokollföraren (om inte ordföranden själv har skrivit protokollet)
  • den eller de justerare som stämman har utsett.

När stämmans ordföranden och protokollföraren företräder samtliga aktier som finns i aktiebolaget, behövs inte justerare.

Röstlängdens innehåll

Röstlängden är en lista på:

  • namnen på de aktieägare som var med på stämman
  • hur många aktier och röster varje aktieägare har
  • om en aktieägare var företrädd av ett ombud ska det också stå vem ombudet var.

Det är stämmans ordförande som tar fram röstlängden. Stämman ska granska och godkänna den, vilket är en punkt i dagordningen.

Företagets bolagsordning kan innehålla bestämmelser om att röstlängden ska innehålla fler delar.

I vilka situationer ska du skicka protokollet till oss?

Vissa gånger ska du skicka protokollet till oss, andra gånger behövs det inte.

Du ska till exempel skicka med protokollet när du anmäler:

Skicka däremot inte in protokollet tillsammans med årsredovisningen.

Spara protokollet

Spara protokollet på en plats där du lätt hittar det.

Lagar och regler

7 kap. 48 och 49 §§ aktiebolagslagen (2005:551) Länk till annan webbplats.