Original, bestyrkt kopia, avskrift och utdrag

Vissa pappershandlingar måste vi få in i original, medan andra kan vara kopior. Här beskriver vi Bolagsverkets regler för original och för att bestyrka kopior, avskrifter och utdrag. Andra myndigheter kan ha andra regler.

Original

Många handlingar måste vi få in i original. De flesta handlingar vi får in skrivs ut från datorer där originalet kan sägas finnas enbart elektroniskt, men det är då underskriften som vara ska i original.

Exempel på handlingar som ska vara i original:

  • anmälningar
  • ansökningar
  • fastställelseintyg.

Gör så här med original

  1. Skriv ut handlingen.
  2. Skriv under den.
  3. Skicka den till oss med post.

Bestyrkt kopia

När du kopierar ett original skapar du en kopia. Underskriften av den som bestyrker kopian är i original, medan resten av handlingen är en kopia.

Exempel på kopior av handlingar som ska bestyrkas:

  1. stämmoprotokoll
  2. årsredovisning
  3. revisionsberättelse.

Bestyrk en kopia så här

  1. Kontrollera att originalet och kopian är likadana. Enklast är att du är med när ni kopierar originalet för att kontrollera att inget förändrats. Ett annat sätt är att jämföra kopian med originalet efter kopieringen.
  2. Skriv att du intygar att kopian stämmer överens med originalet och din namnteckning på kopian, till exempel: ”Jag intygar att denna kopia överensstämmer med originalet:”. Gör det helst på kopians första sida.
  3. Skicka kopian till oss med post.

För kopierade id-handlingar gäller andra regler. Läs mer om att bestyrka id-handlingar .

Bestyrkt avskrift

När du skriver av ett original, antingen för hand eller på datorn, skapar du en avskrift. Originalhandlingars underskrifter har ofta både en signatur och ett namnförtydligande. Då ska du skriva namnet två gånger i avskriften.

Exempel på handlingar som kan vara avskrifter:

  • årsredovisning och revisionsberättelse (men kom ihåg att fastställelseintyget ska vara i original).

Bestyrk en avskrift så här

  1. Kontrollera att originalet och avskriften är likadana. Enklast är att du är med när ni kopierar originalet för att kontrollera att inget förändrats. Ett annat sätt är att jämföra avskriften med originalet efter avskrivningen.
  2. Skriv att du intygar att avskriften stämmer överens med originalet och din namnteckning på avskriften, till exempel: ”Jag intygar att denna avskrift överensstämmer med originalet: ”. Gör det helst på avskriftens första sida.
  3. Skicka avskriften till oss med post.

Bestyrkt utdrag

För vissa handlingar räcker det med att du skickar in delar av ert dokument, ett så kallat transumt. Det måste alltid framgå vad det är för dokument, och beroende på vad det är för dokument måste vissa delar alltid vara med. Vissa andra delar kan ni ibland utelämna. Kontakta oss och fråga om du kan skicka in delar av ert dokument istället för hela om du är osäker.

Exempel på handlingar som kan vara utdrag:

  • stämmoprotokoll
  • styrelseprotokoll.

Bestyrk ett utdrag så här

  1. Välj vilka delar du ska skicka in till oss. Kopiera eller skriv av dem.
  2. Kontrollera att originalet och utdrag är likadana. Enklast är att du är med när ni kopierar originalet för att kontrollera att inget förändrats. Ett annat sätt är att jämföra kopian med originalet efter kopieringen.
  3. Skriv att du intygar att utdraget stämmer överens med originalet och din namnteckning på utdraget, till exempel: ”Jag intygar att detta utdrag överensstämmer med originalet:”. Gör det helst på utdragets första sida.
  4. Skicka utdraget till oss med post.