Original, bestyrkt kopia, avskrift och utdrag
Vissa pappershandlingar måste vi få in i original, medan andra kan vara kopior. Här beskriver vi Bolagsverkets regler för original och för att bestyrka kopior, avskrifter och utdrag. Andra myndigheter kan ha andra regler.
Original
Många handlingar måste vi få in i original. De flesta handlingar vi får in skrivs ut från datorer där originalet kan sägas finnas enbart elektroniskt, men det är då underskriften som vara ska i original.
Exempel på handlingar som ska vara i original:
- anmälningar
- ansökningar
- fastställelseintyg.
Gör så här med original
- Skriv ut handlingen.
- Skriv under den.
- Skicka den till oss med post.
Bestyrkt kopia
När du kopierar ett original skapar du en kopia. Underskriften av den som bestyrker kopian är i original, medan resten av handlingen är en kopia.
Exempel på kopior av handlingar som ska bestyrkas:
- stämmoprotokoll
- årsredovisning
- revisionsberättelse.
Bestyrk en kopia så här
- Kontrollera att originalet och kopian är likadana. Enklast är att du är med när ni kopierar originalet för att kontrollera att inget förändrats. Ett annat sätt är att jämföra kopian med originalet efter kopieringen.
- Skriv att du intygar att kopian stämmer överens med originalet och din namnteckning på kopian, till exempel: ”Jag intygar att denna kopia överensstämmer med originalet:”. Gör det helst på kopians första sida.
- Skicka kopian till oss med post.
För kopierade id-handlingar gäller andra regler. Läs mer om att bestyrka id-handlingar.
Bestyrk pass och andra id-handlingar
Bestyrkt avskrift
När du skriver av ett original, antingen för hand eller på datorn, skapar du en avskrift. Originalhandlingars underskrifter har ofta både en signatur och ett namnförtydligande. Då ska du skriva namnet två gånger i avskriften.
Exempel på handlingar som kan vara avskrifter:
- årsredovisning och revisionsberättelse (men kom ihåg att fastställelseintyget ska vara i original).
Bestyrk en avskrift så här
- Kontrollera att originalet och avskriften är likadana. Enklast är att du är med när ni kopierar originalet för att kontrollera att inget förändrats. Ett annat sätt är att jämföra avskriften med originalet efter avskrivningen.
- Skriv att du intygar att avskriften stämmer överens med originalet och din namnteckning på avskriften, till exempel: ”Jag intygar att denna avskrift överensstämmer med originalet: ”. Gör det helst på avskriftens första sida.
- Skicka avskriften till oss med post.
Bestyrkt utdrag
För vissa handlingar räcker det med att du skickar in delar av ert dokument, ett så kallat transumt. Det måste alltid framgå vad det är för dokument, och beroende på vad det är för dokument måste vissa delar alltid vara med. Vissa andra delar kan ni ibland utelämna. Kontakta oss och fråga om du kan skicka in delar av ert dokument istället för hela om du är osäker.
Exempel på handlingar som kan vara utdrag:
- stämmoprotokoll
- styrelseprotokoll.
Bestyrk ett utdrag så här
- Välj vilka delar du ska skicka in till oss. Kopiera eller skriv av dem.
- Kontrollera att originalet och utdrag är likadana. Enklast är att du är med när ni kopierar originalet för att kontrollera att inget förändrats. Ett annat sätt är att jämföra kopian med originalet efter kopieringen.
- Skriv att du intygar att utdraget stämmer överens med originalet och din namnteckning på utdraget, till exempel: ”Jag intygar att detta utdrag överensstämmer med originalet:”. Gör det helst på utdragets första sida.
- Skicka utdraget till oss med post.
Frågor och svar om att bestyrka
Vad innebär det att bestyrka en handling?
Du som bestyrker lovar att handlingen är exakt som originalet och att inget har förändrats när ni kopierade den. För att lova det måste du ha tittat på både originalet och kopian.
Om du medvetet bestyrker en handling som skiljer sig från originalet kan du göra dig skyldig till brottet osant intygande, som kan ge böter eller fängelse. Var därför alltid noga med att jämföra originalet och kopian med varandra eller vara med vid kopieringstillfället.
Vem kan bestyrka?
På handlingen ska en person över 18 år skriva sin namnteckning. Alla myndiga personer kan bestyrka handlingen. Det behöver alltså inte vara en styrelsemedlem eller någon annan i företaget.
Hur många ska bestyrka?
Det räcker att en person skriver sitt namn på handlingen när ni ska skicka in bestyrkta handlingar till Bolagsverket.
En del andra myndigheter kan däremot vilja ha flera namn, och ibland kontaktuppgifter och personnummer till de som skriver under. Kolla med den som vill ha kopiorna.
Kan du kopiera en redan bestyrkt kopia en gång till?
Nej, vi godtar inte att du kopierar kopian och gör en ny bestyrkning vid den gamla.
Är bestyrka och vidimera samma sak?
Ja, det är samma sak. Ett annat ord för bestyrka är ”vidimera”. Bolagsverket säger alltid ”bestyrka”, men en del andra säger ”vidimera”. Ytterligare andra säger ”bevittna”.
Hur kan en bestyrkning se ut?
Varför ska bestyrkandet vara på första sidan?
När du skriver namnet på första sidan visar det oss att du visste vilket dokument du skrev under. Många sidor inuti olika sorters dokument påminner om varandra, och någon kan ha tagit en bestyrkt sida från ett dokument och lagt i ett annat.
Varning! Du ska inte skriva namnet på ett separat papper, för då kan någon annan använda ditt namn till en förfalskad kopia som du inte har granskat.